Charte de la section

Version 1.0 (adoptée le 2016-09-01)

Cette version de la charte est rendue disponible pour consultation. Dans le cas où il existe des différences entre cette version et la version officielle conservée par la cellule de la CAPAL-EBSI, cette dernière prévaut.

Charte de la cellule étudiante de la Canadian Association of Professionnal Academic Librarians (CAPAL/ACBAP) de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal

Table des matières

  1. Préambule et mandat
  2. Membres, composition et rôles
  3. Quorum
  4. Responsabilités de la CAPAL-EBSI 
  5. Réactiver la cellule de la CAPAL-EBSI
  6. Transition

 

* L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire. *

1.     Préambule et mandat

  • 1.1 La cellule étudiante de la Canadian Association of Academic Librarians (CAPAL) de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, ci-après dénommée CAPAL-EBSI, regroupe les étudiants membres de la CAPAL à l’EBSI.
  • 1.2 La CAPAL-EBSI a pour mandat de :
    • 1.2.1 Contribuer au développement professionnel des étudiants intéressés par la bibliothéconomie universitaire ;
    • 1.2.2 Veiller à la défense de leurs intérêts ;
    • 1.2.3 Coordonner, au besoin, ses activités avec celles des autres cellules étudiantes de la CAPAL, du Comité national des étudiants de la CAPAL et de la CAPAL elle-même ;
    • 1.2.4 Représenter les étudiants membres de la CAPAL à l’EBSI auprès de la CAPAL.

2.     Membres, composition et rôles

  • 2.1 L’adhésion à la CAPAL-EBSI est possible, suite au paiement de la cotisation pour membre étudiant à la CAPAL, en signalant à la CAPAL-EBSI l’intention de rejoindre l’association.
  • 2.2 Tout étudiant de l’EBSI également membre de la CAPAL doit être inclus dans les activités de la CAPAL-EBSI, s’il le désire.
  • 2.3 Les postes suivants doivent être comblés, pour chaque nouvelle année scolaire, à la suite d’un vote majoritaire tenu lors d’une réunion ayant quorum :
    • 2.3.1 Président : Peut être président un étudiant de deuxième année de maîtrise. Celui-ci coordonne les activités de la cellule et la représente auprès du Comité national des étudiants de la CAPAL. Un portrait détaillé des responsabilités du président est disponible dans la CAPAL National Student Committee Operations Policy;
    • 2.3.2 Vice-président : Peut être vice-président un étudiant de première année de maîtrise, intéressé par le poste de président, et qui le remplacera suite à son départ de la CAPAL-EBSI;
    • 2.3.3 Coordonnateur aux communications : Peut être coordonnateur aux communications tout membre de la CAPAL-EBSI. Celui-ci est responsable de la promotion des activités de la CAPAL-EBSI par courriel, sur les médias sociaux et sur le web;
    • 2.3.4 Trésorier : Peut être trésorier tout membre de la CAPAL-EBSI. Celui-ci est responsable de l’ensemble des activités financières de la CAPAL-EBSI;
    • 2.3.5 Secrétaire : Peut être secrétaire tout membre de la CAPAL-EBSI. Celui-ci est responsable de la tenue des procès-verbaux des réunions de comité, de la gestion documentaire de la CAPAL-EBSI et des soumissions au bulletin du Comité national des étudiants de la CAPAL, Emerging Academic Librarians;
    • 2.3.6 Coordonnateur aux affaires internes : Peut être coordonnateur aux affaires internes tout membre de la CAPAL-EBSI. Ce dernier est responsable de représenter la CAPAL-EBSI auprès d’organismes internes à l’EBSI;
    • 2.3.7 Coordonnateur aux affaires externes : Peut être coordonnateur aux affaires externes tout membre de la CAPAL-EBSI. Ce dernier est responsable de représenter la CAPAL-EBSI auprès d’organismes externes à l’EBSI;
    • 2.3.8 Un même membre peut, s’il le désire, cumuler plusieurs postes, et un même poste peut être réparti entre deux ou plusieurs membres, pourvu que ces choix résultent d’un vote majoritaire tenu lors d’une réunion ayant quorum.
    • 2.3.8 La CAPAL-EBSI s’engage à accepter tout étudiant à la maîtrise ou au doctorat en sciences de l’information de l’EBSI ayant payé sa cotisation à la CAPAL, sans aucune discrimination sur quelque base que ce soit.

3.     Quorum

  • 3.1 Le quorum doit être établi lors des réunions de la CAPAL-EBSI pour chaque question d’importance. Le quorum est établi à 50 % + 1 des membres de la CAPAL-EBSI. Un membre absent peut participer aux assemblées et voter par procuration, téléphone, Skype, courriel ou tout autre moyen, dans la mesure où ce moyen n’est pas contesté par la majorité des membres présents lors du vote en question.

4.     Responsabilités de la CAPAL-EBSI

  • 4.1 La CAPAL-EBSI doit :
    • 4.1.1 Tenir des assemblées mensuelles durant les sessions d’automne et d’hiver ;
    • 4.1.2 Organiser minimalement deux événements par session ;
    • 4.1.3 Promouvoir ses activités à l’aide des médias de son choix (médias sociaux, site web, courriels, etc.) ;
    • 4.1.4 Rester en contact avec les autres cellules étudiantes de la CAPAL ;
    • 4.1.5 Contribuer, lorsque possible, au bulletin du Comité national des étudiants de la CAPAL, Emerging Academic Librarians.

5.     Réactiver la CAPAL-EBSI

  • 5.1 Si pour une raison ou une autre, la CAPAL-EBSI ne compte plus de membres actifs, n’importe quel étudiant membre de la CAPAL peut la réactiver en avisant le membre responsable de la liaison avec les sections étudiantes de la CAPAL de son intention.

6.     Transition

  • 6.1 À la fin de chaque session d’hiver, la CAPAL-EBSI prépare un document de transition détaillant, au besoin :
    • 6.1.1 Les responsabilités de chaque poste ;
    • 6.1.2 Des conseils sur la gestion des finances de la cellule (compte bancaire, processus de soumission à des bourses, etc.) ;
    • 6.1.3 Des conseils pratiques sur la planification d’événements (comment réserver un local, etc.) ;
    • 6.1.4 Les stratégies de communication utilisées et les noms d’utilisateur et mots de passe des comptes de réseaux sociaux, page web, espace de stockage, etc.;
    • 6.1.5 Les activités qui ont été planifiées, comprenant des conseils et des suggestions pour l’année prochaine ;
    • 6.1.6 Les stratégies de recrutement de membres, s’il y a lieu.
  • 6.2 À la fin de chaque session d’hiver, la CAPAL-EBSI tient une réunion de transition de type post mortem.
  • 6.3 Les membres sortant de la cellule ayant occupé un poste officiel laissent leurs coordonnées à leur successeur pour assurer une transmission des connaissances efficace.